En agile no se gestionan riesgos, eso es muy de “waterfall”… ¿Te suena?
Se dice mucho que el Scrum Master se enfoca en remover impedimentos o bloqueos del equipo Scrum, esto es cierto, pero esto en un es sentido reaccionar a algo que ya sucedió, muchísimo aporta que se puedan gestionar estos impedimentos antes de que sucedan.
Por cierto, La Guía Scrum en este sentido menciona que el Scrum Master debe: “Procurar la eliminación de impedimentos para el progreso del Scrum Team.”
En una reunión que tuve hace unas semanas con un equipo surgió el tema de los riesgos (como comentario, fue en mi segunda reunión del día, a las 6:30 a.m.), y es por esto que pensé en traer el tema a la mesa.
Primero lo primero, ¿Qué es un Impedimento, un Bloqueo y un Riesgo?
Si nos vamos a la definición de diccionario, de acuerdo con la Real Academia de la Lengua Española o RAE, un impedimento es: “Cosa o persona que impiden algo”
Un bloqueo, también, de acuerdo con la RAE, lo define como un sinónimo de “obstrucción o atasco”.
Para definir un riesgo, lo veremos de dos maneras, desde una definición genérica que nos brinda la RAE y de la que nos brinda una fuente específica como el Project Management Institute o PMI.
• Riesgo (de acuerdo con la RAE): “Posibilidad de que ocurra algo malo”.
• Riesgo (de acuerdo con el PMI): “Un riesgo en proyectos es un evento o condición incierta que, en caso de que ocurra, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, que puede ser tiempo, costo, alcance o calidad.”
Si un equipo está trabajando y de pronto se topa con que están detenidos porque se ha terminado un determinado número de parte (materia prima), porque no cuentan con un requerimiento que aún no ha sido confirmado por el cliente, o porque ha fallado un servidor en producción, entonces el equipo está bloqueado, tiene un impedimento que no le permite continuar. En este sentido, una forma de ver un impedimento es como un riesgo que ya ha ocurrido.
Por eso la importancia de actuar con un enfoque preventivo por medio de la Gestión de Riesgos.
No nos casemos con una metodología
Como siempre lo he dicho: No nos casemos con una metodología, marco de trabajo o método. Todas son simplemente herramientas y, como todo en la vida, debemos de utilizar la herramienta adecuada para cada situación. Claro que, si tengo que clavar un clavo y solo tengo a la mano unas pinzas, seguro que puedo darle de golpes para clavarlo, tal vez le voy a batallar un poco más, pero no hay como utilizar un martillo.
En “la vida real” enriquece mucho utilizar distintas herramientas, y como fui primero Project Maganer (PMP) que Scrum Master y Agile-Lean Coach (si te interesa leer más sobre el Agile Coach, puedes leer un artículo que escribí sobre el tema haciendo clic aquí), confieso que desde el inicio he utilizado Gestión de Riesgos (con un enfoque ágil), y funciona de maravilla 😀
Gestión de Riesgos (Risk Management)
Un riesgo puede ser positivo o negativo (esto, cuando lo leí por primera vez hace como 12 años, me voló la cabeza), ya que solo concebía el concepto de un riesgo como algo negativo que puede suceder.
Un riesgo positivo es una oportunidad y solo en caso de ocurrir generaría un impacto positivo al equipo. Un riesgo negativo** es del tipo que comúnmente conocemos, una amenaza que, en caso de ocurrir, tendría consecuencias negativas.
Los riesgos se evalúan por su probabilidad de ocurrencia y su impacto.
.
Un ejemplo:
Si voy a hacer un viaje por carretera de 4 horas a la playa, el impacto de que se ponche una llanta o neumático del coche es alto, ya que no podría continuar el viaje con solo 3 llantas. Pero, ¿Qué tan probable es que suceda? Digamos que en condiciones “normales” (neumáticos en buenas condiciones, camino en buenas condiciones) la probabilidad de que suceda es baja (tan baja que, con 1 sola llanta o neumático de refacción hacemos el viaje, sin necesidad de llevar 4 llantas de refacción en la cajuela del coche).
Este podría ser un riesgo de impacto alto con probabilidad de ocurrencia baja.
En este ejemplo, quizá quiera mitigar aún más este riesgo y decido llevarme en la cajuela una segunda llanta o neumático de refacción. Ese es mi plan para mitigar este riesgo. ¿Es demasiado?, tal vez sí o tal vez no, dependerá del contexto, ¿Qué tal si ese viaje a la playa es para casarme allá y el llevar dos neumáticos de refacción me da paz mental, porque no quiero ninguna sorpresa en el trayecto?
Ahora, voy a exagerar con el ejemplo, pero qué tal si considero que el viaje a la playa se puede poner en riesgo por un meteorito que caiga en la carretera. El impacto sería claramente alto (demasiado alto), pero y ¿la probabilidad de que esto ocurra?, ¿Valdrá la pena o es siquiera posible hacer un plan para mitigar este riesgo?
Con este último ejemplo quiero enfatizar el hecho de que no podemos centrarnos en todo, por esto debemos de enfocarnos en los riesgos con la adecuada combinación de impacto y probabilidad de ocurrencia.
.
Se deben de tener las conversaciones adecuadas con las personas adecuadas para cocrear una identificación de riesgos, después hacer un análisis de cada riesgo identificado, definir un plan de respuesta (y aquí no solo es mitigar o evitar, ahorita lo vemos más a detalle), para después llevar a cabo las acciones identificadas, y de manera continua permanecer evaluando si alguno de los riesgos ha cambiado su probabilidad de ocurrencia o su impacto, o si surgen nuevos riesgos. Es un proceso continuo, y si se aborda con Transparencia, Inspección y Adaptación, ¡Es una combinación poderosa!
Al definir un posible plan para cada riesgo, es importante saber que un riesgo se puede:
1.Mitigar:
Disminuir la probabilidad de que se presente y/o el impacto en caso de que suceda.
2.Evitar:
Eliminar la causa raíz para que no ocurra el riesgo (“cortar de tajo”, como decimos acá en México).
3.Transferir:
Una tercera parte es responsable del riesgo, tal vez no se puede evitar, pero la otra parte absorbe el impacto (en parte o en su totalidad), por ejemplo, el contratar un seguro contra accidentes automovilísticos no evita la probabilidad de chocar, pero si ocurre, se transfiere el impacto del riesgo a alguien más (en este caso a la aseguradora, claro que a cambio de un correspondiente pago).
4.Aceptar:
Dependiendo la situación, lo más adecuado (o posible) sería dejar que ocurra. Como decimos acá en México: “No hay de otra y bebemos de apechugar”.
Como punto final sobre la gestión de riesgos, me gustaría agregar algo que me ha compartido un muy buen amigo, Jorge Sánchez López, de Valencia, España (en el link en su nombre puedes encontrar su perfil en LinkedIn), a manera de cultura general, y es que la gestión de riesgos viene de la ISO 31000.
El ingrediente final: Transparencia
Con todo lo que hemos conversado el día de hoy, para cerrar la idea, y ya que hemos visto que los riesgos se clasifican en cuanto a su probabilidad de ocurrencia y a su impacto, para asegurar que esta información esté disponible para todas las partes interesadas y surjan las conversaciones adecuadas, los riesgos se visualizan en una Matriz de Riesgos como la de la imagen, la cual ayuda a esta Transparencia que he mencionado 3 veces hasta el momento en este artículo.
Como dicen mis amigos chilenos: ¡Ojo al piojo!
Ten en cuenta que esta matriz sirve de poco si no se revisa y actualiza de manera regular.
Y me gustaría cerrar un mensaje final: Lo poderoso no es esta Matriz, sino las conversaciones que surgen.
¿Qué opinas de este tema?
Leonel Zapien López
Apasionado del Agilismo y del Pensamiento Lean
Agile-Lean, Gestión del Cambio.
Consultor, Facilitador & Speaker Internacional (Toastmaster)
