De acuerdo con el Instituto de Gestión de Proyectos o PMI por sus siglas en inglés (Project Management Institute, el cual es una organización estadounidense sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la Gestión de Proyectos), un proyecto es un esfuerzo temporal, con una fecha de inicio y fin determinadas, y que tiene como finalidad crear un producto, servicio o resultado único.
La Gestión de Proyectos se define como un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para describir, organizar y monitorear el avance de las actividades de un proyecto para lograr los objetivos del mismo.
Todo proyecto tiene un ciclo de vida que se refiere a la serie de fases por las que éste atraviesa desde su inicio hasta su conclusión, y proporciona el marco de referencia requerido para dirigir el proyecto en cuestión. La mayoría de los proyectos están divididos en estas fases, y sin importar si son pequeños o grandes, todos tienen un ciclo de vida y estructura similar.
Las fases de un proyecto consisten de segmentos de trabajo que permiten una fácil gestión del mismo, algunos proyectos pueden tener una sola fase en tanto que otros pueden contener múltiples. Este número de fases puede variar dependiendo de la complejidad del proyecto, así como de la industria en la que se crea el mismo. Los ciclos de vida pueden ser predictivos, iterativos, incrementales, adaptativos o híbridos.
Si bien hablaré de diversos ciclos de vida en otras entradas de mi blog, para el tema en cuestión, nos centraremos en este momento en los ciclos de vida predictivos:
· Ciclo de vida predictivo: El alcance, tiempo y costo del proyecto son determinados en las fases iniciales del mismo, por lo que también se les denomina ciclos de vida en cascada (del inglés “waterfall”).
La metodología en cascada es la metodología de Gestión de Proyectos de mayor difusión y uso durante los pasados 40 años, y hasta bien entrada la década de 1990, la mayoría de los proyectos se ejecutaban utilizando esta metodología, donde un proyecto se completaba en etapas separadas y avanzaba paso a paso hacia el lanzamiento último a los clientes finales.
El nombre de “cascada” proviene de la similitud en que las fases son representadas, una después de la otra, como se muestra en la siguiente figura:
En el método de cascada, cada paso o etapa debe de ser completado al 100% antes de moverse al siguiente, y todas estas etapas deben de ser completadas antes de entregar valor al cliente. Este método es conocido como “conducido por el plan” (del inglés plan-driven) debido al nivel de diseño y conceptualización que se realiza al inicio del proyecto, y se pasa por todas los grupos de proceso de gestión que indica el PMI: Inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control, y finalmente el cierre.
Este proceso, de levantar todos los requerimientos en la etapa inicial, si bien era funcional hace unas décadas, hoy en día es complicado de mantener debido a la evolución del entorno: El dinamismo de los mercados actuales, proyectos más complejos y ciclos de vida de productos cada vez más cortos. La etapa de análisis era por lo general lenta y tenía un alto grado de imprevisibilidad, lo que resultaba, por un lado, a menudo en un producto final o entregable distinto de lo que el cliente esperaba, y por otro lado, en un retraso de meses o inclusive hasta años para que el cliente viera resultados tangibles.
Es por esto que, la tradicional metodología de cascada para la gestión de proyectos ha necesitado evolucionar, a la par que los marcos de referencia ágiles han ido creciendo en popularidad desde la década de 1990, siendo actualmente bastante utilizados (punto que por cierto abordaré a detalle en otras entradas de este blog).
Conclusiones
La metodología de cascada ha liderado la gestión de proyectos durante los últimos 40 años, nos ha enseñado la gestión de la integración del proyecto, del alcance, del tiempo, de los costos, de la calidad, de los recursos humanos, de las comunicaciones, del riesgo, de las adquisiciones, y de los interesados o stakeholders. En esta metodología los requerimientos se definen al inicio y se realizan todos los planes subsidiarios para posteriormente comenzar con la ejecución del proyecto, pero las condiciones del entorno actual requieren mejor manejo de la incertidumbre, especialmente en entornos complejos en los cuales los marcos de trabajo ágiles han demostrado ser bastante eficientes, razón por la cual estos marcos de trabajo han ido aumentando en popularidad en los últimos años.
Leonel Zapien
Apasionado de la Agilidad: Consultor & Facilitador.
