El día de hoy hablaremos sobre los fundamentos de la Gestión del Cambio o Change Management, sin abordar de momento algún modelo específico como en otros artículos de mi Blog. Entonces, primero lo primero:
¿Qué es Cambio?
Un cambio es una transición de un estado actual a un estado diferente o futuro que se desea alcanzar. Puede ser detonado por modificaciones en las condiciones de nuestro entorno, o bien, una modificación en las circunstancias, comportamientos, procesos, en las condiciones existentes.
Esta primera idea es clave: en todo cambio hay un detonante, es decir, un cambio ocurre cuando algo deja de ser como era, y es necesario convertirse en algo distinto.
El cambio es un proceso personal
El cambio es un proceso personal, y nos impacta tanto en nuestra vida cotidiana como en nuestra vida personal, y en ocasiones, esta línea entre uno u otro puede ser muy delgada.
Algunos ejemplos de cambio en nuestra vida personal pueden ser: El cambiarnos de casa o de ciudad, una nueva etapa en la vida (matrimonio, cuando llegan los hijos, etc.), o un cambio de empleo.
Las organizaciones también cambian
Un cambio también sucede a nivel organizacional, pues las condiciones cambian, por ejemplo, ajustes por condiciones del mercado o cuestiones como una nueva tecnología, detonan cambios organizacionales. Algunos ejemplos de este tipo de cambios pueden ser: Implementación de un nuevo sistema ERP o un CRM, un nuevo software, implementar Inteligencia Artificial, un nuevo proceso, cambio en las funciones de un equipo, un cambio en la estrategia organizacional, una fusión entre empresas (merge) o una adquisición de una compañía por otra, un cambio cultural, entre otros.
En este último caso, aunque hablamos de organizaciones, las personas que formamos parte de esa organización somos quienes debemos de cambiar: Debemos de pasar de una forma de hacer las cosas, a una nueva, a un “estado futuro” que se desea alcanzar y que puede incluir, por mencionar algunos ejemplos, el integrar una nueva herramienta, una nueva tecnología o un nuevo proceso, entre otros. Lo que se busca es que este "estado futuro" sea aceptado e integrado por las personas, se consolide en la cultura organizacional, para que se convierta en la nueva manera de trabajar.
“Ahí está el detalle”
La cuestión es que este proceso de cambio que hemos mencionado, no siempre es fácil, no decimos: "Hoy es domingo y mañana lunes el 100% de las personas trabajan “con la nueva manera”, es decir, para mañana a esta hora todas y todos los empleados ya cambiaron.
Y ¿por qué si les pedimos que cambien, no es así de sencillo?, bueno, como decía el actor y cómico mexicano, Mario Moreno “Cantinflas”: “Ahí está el detalle”, ya que lo que sucede en realidad es que el modificar nuestra manera de hacer las cosas implica, de manera general, dos cuestiones:
-
Por un lado, es necesario romper con hábitos, romper el "siempre se ha hecho de esta manera", porque resulta conocido, cómodo y es más fácil continuar haciéndolo (nuestro cerebro siempre busca atajos, es algo a nivel biológico, esto lo menciono solo para tener un poco más de contexto, no pretendo entrar en temas de neurociencia).
-
Por otro lado, se requiere formar "nuevos hábitos", y para esto se pueden requerir nuevos conocimientos, comportamientos, habilidades, e inclusive nuevas creencias (ese "siempre se ha hecho de esta manera y ha venido funcionando, ¿Para qué cambiar entonces?" es un ejemplo). Y para que estos nuevos hábitos se consoliden, se necesita tiempo, repetición, práctica, entre otras cosas.
Lo anterior es necesario para adaptarnos a las nuevas condiciones.
El cambio es interno
Un nuevo software adquirido por la organización, supongamos un ERP, es un cambio externo. Aprender a utilizarlo y confiar en él a tal grado que evite el que yo regrese a mi hoja de cálculo, es un cambio interno, es un cambio a nivel personal.
Pues bien, esta transición, este proceso de pasar de algo conocido y seguro a un nuevo estado, genera incertidumbre, y ahí es donde comienza lo interesante... cómo respondemos al cambio, y, sobre todo, surgen preguntas interesantes como:
¿Qué podemos hacer a nivel personal para transitar este proceso?, o ¿Cómo podemos acompañar a las personas en mi equipo, en mi organización, a transitar este proceso?
Bueno, pues ahí es donde entra el acompañamiento, la Gestión del Cambio o Change Management.
Más del 70% de las iniciativas de cambio fracasan
De acuerdo McKinsey más del 70% de las iniciativas de cambio fracasan. Las razones principales de este fracaso van desde la resistencia de los empleados hasta la falta de un modelo de liderazgo adecuado para acompañar el cambio.
En resumen… las iniciativas de cambio fracasan debido que no consideraron y obviaron cuestiones de lo más complejo e importante de las organizaciones: Las personas.
Cambio organizacional es el proceso en el cual una empresa modifica un elemento importante de su organización, por ejemplo: Un modelo nuevo de negocio, un cambio tecnológico que modifica la forma de operar, o sus procesos internos. Estos cambios organizacionales tienen un impacto en la organización ya que pueden implicar cambios en los objetivos de la empresa, en los productos o servicios que ofrecen, o en sus operaciones, y lo realmente complejo de estos cambios es que esto implica un cambio en las personas, como hemos visto.
Esto quiere decir que, cuando una organización inicia alguna reestructuración que modifica o crea un departamento o división nueva, cambie su modelo de negocio, implemente una nueva forma de trabajar (por ejemplo, una adopción Ágil o Agile a través de Scrum o Kanban, la implementación de una Oficina de Proyectos o PMO, la puesta en marcha de programas de Mejora Continua, 5s, Manufactura Esbelta, cuando ha habido implementaciones de nuevas herramientas tecnológicas como sistemas ERP, herramientas de colaboración en la nube, Inteligencia Artificial, automatizaciones, o cualquier otro cambio tecnológico… todos estos son ejemplos de cambios organizacionales y, de acuerdo con McKinsey, más del 70% de estas iniciativas de cambio fracasan.
Entonces, ¿Qué es Gestión del Cambio?
Todo lo anterior es para compartirte un poco del contexto para comprender por qué es importante gestionar y acompañar el cambio.
La gestión del cambio es la aplicación de un proceso estructurado, un conjunto estrategias, acciones y herramientas, orientadas a abordar el lado humano de los cambios, se centra en las personas, en cómo ayudarlas a no temer, reducir la resistencia, a participar, y a transitar de una situación actual hacia una situación futura o deseada, esto es, a integrar y adoptar un cambio en su trabajo diario.
De acuerdo con Prosci, la Gestión del Cambio a nivel organizacional es una competencia de liderazgo para habilitar el cambio dentro de una organización. Asimismo, es una capacidad estratégica diseñada para aumentar nuestra capacidad de cambio y respuesta.
La importancia de esto es que, la manera en que gestionamos el cambio tiene un impacto en las organizaciones, incluidos los empleados, clientes y su rentabilidad, dado que las organizaciones se enfrentan a cambios más rápidos y complejos que nunca, la importancia de aplicar Gestión del Cambio es cada vez mayor, pues al hacerlo, estamos preparando y acompañando a los empleados para que puedan participar, adoptar e integrar el cambio con éxito, lo cual, nos ayuda a avanzar un paso más hacia el estado futuro que buscamos como organización.
Y hablando de este estado futuro que busca una organización, Prosci menciona que las organizaciones con una adecuada Gestión del Cambio pueden incrementar hasta siete veces (7x) la probabilidad de éxito en una iniciativa de cambio.
Al hablar sobre Gestión del Cambio podemos hablar sobre distintos modelos, enfoques o herramientas, como el modelo de Kotter, ADKAR de Prosci (puedes leer el artículo de mi Blog sobre este modelo haciendo clic aquí), Lean Change (anteriormente llamado Lean Change Management o LCM), o el modelo de Change Management 3.0 (también puedes leer un artículo de mi Blog sobre este modelo haciendo clic aquí).
En siguientes artículos continuaremos conversando un poco más a detalle sobre diversos modelos y herramientas.
Conclusiones
Cambiar no es solo implementar una nueva herramienta, nuevos procesos o estructuras. Cambiar implica lograr que las personas transiten desde lo conocido hacia un estado futuro. La Gestión del Cambio es precisamente esta disciplina que nos ayuda a que esta transición ocurra de manera consciente, efectiva y sostenible.
La Gestión del Cambio no consiste en gestionar el cambio en sí mismo, consiste en ayudar a las personas a transitar este proceso de transformación con claridad, confianza y propósito.
El cambio inicia cuando se toma una decisión, la transformación ocurre cuando las personas la adoptan y convierten en una nueva realidad.
¿Qué es para ti el cambio? ¿Cómo acompañan el cambio organizacional en tu empresa?
Un saludo desde Guadalajara, Jalisco, México,
Leonel Zapien López
PMP, PMI-ACP, Prosci Certified Change Practitioner.
Consultor, Trainer, Docente, Conferencista o Speaker Internacional (Toastmasters International).
Referencias
• Harvard Busioness Review HBR's 10 Must Reads on Change Management (Including Featured Article Leading Change, by John P. Kotter).
• The change monster: the human forces that fuel or foil corporate transformation and change. Jeanie Daniel Duck.
• Gestión del Cambio. Prosci.
Leonel Zapien López
PMP, PMI-ACP, Prosci Certified Change Practitioner.
Project Management, Gestión del Cambio, Agile, Transformación Organizacional.
Consultor, Trainer, Docente, Conferencista o Speaker Internacional (Toastmasters International)
