El bloc de notas de un Agilista Jedi

Regresar Management 3.0

Tarjetas de colaboración: Fomentando conversaciones & armonía

7 de mayo de 2023

Tarjetas de colaboración: Fomentando conversaciones & armonía

En el trabajo, no somos solo empleados. También tenemos una vida, tenemos personalidad, preferencias personales, entre otras infinitas cosas. Al ser primeramente personas, nuestro estado de ánimo y desempeño en la oficina puede verse impactado por estas preferencias y rasgos personales. Conocernos unos a otros, en nuestros equipos y fuera de estos, ayuda a que las personas seamos identificados como eso, personas con una vida, y nos proporciona la sensación de que somos escuchados y que el mundo es empático con nosotros. Esto ayuda a fomentar un ambiente de trabajo que funciona mejor para todos.

Por otro lado, al ignorar estos rasgos y necesidades personales, cuando sentimos que otros los ignoran constantemente, es un detonante potencial de conflictos e infelicidad en el lugar de trabajo. Y esto se ve reflejado en nuestro desempeño.

Management 3.0 llega con una propuesta: Tarjetas Personales de Colaboración (Personal Collab Cards), el cual puede verse como “un manual personal” con un resumen de aspectos relevantes para el trabajo, aspectos que debemos de conocer de cada persona con la que colaboramos.

Las tarjetas de colaboración personal “estándar” que propone Management 3.0 contienen, entre otra información:
• Zona horaria y disponibilidad para reuniones.
• Canales de comunicación preferidos y formas de usarlos.
• Funciones y temas de los que una persona es responsable o en los que desea ser incluida.
• Intereses personales y cosas que pueden desmotivarlos
• Partes interesadas con las que una persona trabaja regularmente, especialmente fuera del equipo.

Poniendo un ejemplo concreto, mi Tarjeta de Colaboración Personal menciona cosas como:

• Me llamo Leonel y gusta que me digan Leo.
• Radico en Guadalajara, México, y mi zona horaria es Hora Central Estándar (CST), es decir UTC-6.
• Si necesitan contactarme, mi forma predilecta es por mensaje de Whats App, así podemos ponernos de acuerdo fácilmente para una llamada o reunión (a menos que sea algo urgente). Para algo urgente no hay nada mejor que una llamada.
• Si me envían un correo electrónico, entiendo que es algo que debo de atender, que es importante, pero asumo que no es algo urgente.
• Mis horarios regulares para atender reuniones son de 09:00 a 18:00 horas, pero al colaborar con personas de distintos husos horarios, puedo tomar sin problema alguna reunión antes de mis 07:00 o después de mis 18:00 para alguna situación especial, solo necesitamos ponernos de acuerdo previamente.
• Entre otros puntos… pero mejor, aquí comparto mi Tarjeta Personal de Colaboración:

La T-R-A-N-S-P-A-R-E-N-C-I-A es la clave para a que, algo tan sencillo como las Tarjetas Personales de Colaboración, funcionen. Las tarjetas deben de estar disponibles y visibles para todas las personas con quienes colaboramos. Pegadas en un área común, si hablamos de un entorno presencial al 100%, o por ejemplo, en un tablero en Miro/Mural, en Trello o Confluence para contextos digitales o equipos distribuidos. Como en toda herramienta visual, el punto no es el tablero o, en este caso, la Tarjeta de Colaboración, sino las conversaciones que se generan. Y eso es lo poderoso de este tipo de herramientas.

No hay que perder de vista el enfoque Ágil

Recordemos el primer valor del Manifiesto Ágil: “Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas”, esta herramienta, la Tarjeta de Colaboración, es solo eso… una herramienta. Lo enriquecedor y realmente poderoso es la conversación entre personas que esta tarjeta fomenta. Procuremos pues, esas conversaciones agradables, con un café, un mate o como en mi caso, un té verde, donde seamos personas charlando antes que profesionales llegando a un acuerdo.

Tips para pasar al nivel Jedi en Colaboración

Ya para comenzar a cerrar, aquí un par de puntos importante para que los tomes en cuenta cuando apliques esto en tu equipo:

  1. Las Tarjetas de Colaboración Personal no sustituyen a otras prácticas o herramientas para que los integrantes de un equipo se conozcan mejor, por ejemplo, los Mapas Personales de Management 3.0. En este sentido, se complementan.
    Los Mapas Personales hablan más a detalle de las personas, las Tarjetas de Colaboración se pueden ver como un “resumen” o como un “manual” de lo esencial que necesitamos conocer sobre una persona con quien colaboramos.
  2. Los campos que conforman las Tarjetas de Colaboración se pueden adaptar, no es obligatorio que sean de la manera en que se muestra en la plantilla de Management 3.0, depende del contexto de tu equipo y organización. Solo recuerda conservar la esencia: ¡Mantenerlo simple!
  3. Las Tarjetas de Colaboración no están escritas en piedra, al igual que cualquier elemento o artefacto, son dinámicas. ¿Por qué? Porque nosotros como personas somos dinámicas, evolucionamos con el tiempo, cambian nuestro contexto, nuestras ideas… por lo tanto, recuerda revisar esto con tu equipo regularmente.
  4. Estas tarjetas son poderosas para hacer más suave la llegada de nuevos integrantes al equipo (súper poderoso revisarlas durante el onboarding).

Conclusión

Para finalizar, no es mandatorio un tiempo o espacio específico para que un equipo cree sus tarjetas, pero si lo haces: Si das al equipo un tiempo y espacio específico para que juntos revisen, actualicen y conversen sus Tarjetas de Colaboración, por ejemplo, durante un workshop o durante una sesión de integración de equipo o team building, la atmósfera hará el ejercicio aún más enriquecedor. Se puede enlazar esta dinámica en equipo junto con los Mapas Personales, que anteriormente ya había mencionado, y estos pueden servir como base para desarrollar dinámicas más profundas para los equipos, como el Lienzo de Acuerdos de Equipo (Team Agreement Canvas)… pero esto es tema de otro artículo en este blog.

Te invito a que experimentes aplicando las Tarjetas Personales de Colaboración con tu equipo, siempre inspeccionando y adaptando los resultados. Si te animas, nos compartes qué resultados obtuvieron.

Cuéntanos… ¿Habías escuchado hablar antes de las Tarjetas Personales de Colaboración?, ¿Qué opinas sobre sobre esta herramienta? ¿Qué información sugieres agregar para utilizarla en tu equipo?


autor

Leonel Zapien López
Apasionado del Agilismo y del Pensamiento Lean: Agile-Lean Coach, Consultor, Facilitador & Speaker.

Conoce más sobre mí

Comparte este articulo

Seguir leyendo sobre Management 3.0