¿Te ha sucedido que tienes muchas cosas por hacer en tu trabajo y pareciera que no tienes tiempo para hacer nada más? ¿Has sentido que el trabajo parece no terminar nunca y no puedes ni tomarte un día libre? Si la respuesta es sí, no te preocupes, existe una solución: Delegación, y algo fundamental acerca de esta es que la delegación no tiene por qué ser binaria (delegar o no delegar), sino que tiene varios matices.
Amy Gallo en su artículo ¿Por qué no estás delegando? (Why Aren’t You Delegating?) de Harvard Business Review de 2012, menciona un estudio que fue llevado a cabo en 332 compañías en el cual identificaron que aproximadamente la mitad de estas tienen serias preocupaciones acerca de las habilidades de delegación de sus empleados, y al mismo tiempo, solo el 28% de esas compañías trataban de solucionar el problema proporcionando entrenamiento los trabajadores.
En la empresa en la que trabajo, la delegación y empoderamiento del personal siempre han sido temas con los que se han tenido inconvenientes y, por esta razón, son puntos que se han buscado desarrollar. El equipo en el que estoy se llama Avengers, trabajamos juntos desde hace poco más de 2 años, está integrado por 5 personas en el área de desarrollo de software, y yo soy el Scrum Master del equipo. Dadas las circunstancias actuales de la pandemia estamos trabajando desde casa desde inicios de 2020.
Después de escuchar sobre la herramienta Delegation Poker de Management 3.0 decidí platicar sobre esta con mi gerente y le agradó la propuesta, por lo que para ver su implementación en mi equipo de trabajo primeramente fue necesario revisar con él qué tipo de decisiones podrían delegarse para probar y cuáles no, con la única condición mencionada por el gerente de no afectar al trabajo. Así, después de definir una lista en conjunto con mi gerente decidimos probar que ciertas decisiones consideradas como críticas se mantendrían como hasta ahora, tomadas por el gerente (por ejemplo, la elección de un nuevo proyecto) y otras serían probadas con la herramienta propuesta de decisiones (por ejemplo, cómo tomar los días de vacaciones).
Tuve oportunidad de aplicar Delegation Poker en mi equipo. Los detalles de esta práctica pueden encontrarse en el sitio oficial de Management 3.0 aquí.
El objetivo de la práctica fue empoderar al equipo para que tome decisiones, clarificando quién es responsable de qué y en qué nivel. Los siete niveles de delegación que propone Management 3.0 son:
• Decir: El líder toma una decisión por los demás y explica su motivación.
• Vender: El líder toma una decisión por los demás, pero trata de convencer al equipo de que tomó la decisión correcta y los ayuda a sentirse involucrados.
• Consultar: Inicialmente, el líder pide una opinión al equipo, que luego tendrá en cuenta antes de tomar una decisión, respetando las opiniones de las personas.
• Acordar: El líder entabla una conversación con todos los involucrados y, como grupo, llegan a un consenso sobre la decisión.
• Aconsejar: El líder ofrece su opinión a los demás, pero es decisión del grupo.
• Preguntar: El líder permite que el equipo decida, y luego les pide que lo convenzan de su decisión.
• Delegar: La decisión es tomada enteramente por el equipo.
Para facilitar la dinámica, se utilizó un tablero colaborativo en miro, dado que el equipo trabaja de manera distribuida:
Para realizar la práctica se siguieron los siguientes pasos:
- Introducción y explicación de la práctica.
- Se define un área de decisión, se escribe en la parte superior del tablero y se expone al equipo.
Por ejemplo: El área de decisión “Permisos”.
- Cada integrante evalúa el nivel de delegación que considera adecuado y elige una de las siete cartas.
- Todos los integrantes colocan su carta en la parte superior del tablero al mismo tiempo.
- Aquellos integrantes que hayan colocado las cartas con menor y mayor valor explican sus razones al resto del equipo.
Por ejemplo: En este caso la carta de menor valor es “2 Vender” y la de mayor valor es “6 Preguntar”, los integrantes que las eligieron explican su razón al equipo. - Si se logró un consenso, se coloca la carta que representa el nivel de delegación acordado en la sección derecha del tablero, bajo el título de “Acuerdos”.
Por ejemplo: En este caso el consenso entre el equipo fue “6 Preguntar” ya que 3 de 5 integrantes la eligieron, por lo que entonces este es el acuerdo.
- Si no se logró un consenso, se repiten los pasos 3 al 5.
- Una vez que se hayan analizado todas las áreas de decisión, ha concluido la dinámica.
- Cierre.
La siguiente imagen muestra el tablero terminado:
La toma de decisiones fue mediante un consenso por el equipo en cada área de decisión. Las áreas de decisión que se evaluaron, así como el nivel de delegación al que se llegó como acuerdo por el equipo son los siguientes, se explica a detalle la primera área, tomando en cuenta que el resto fueron realizadas de la misma manera:
● Días de vacaciones: Delegar
La postura del gerente fue abierta a los temas que previamente se habían definido con él que podían discutirse con el equipo, los temas que él considera como críticos deben de ser definidos por él (por ejemplo, elección de un nuevo proyecto, bonos, etcétera). Lo que se platicó con nuestro gerente es que los temas no-críticos pueden servir para abrir camino y proporcionar valioso aprendizaje tanto para el equipo como para el área gerencial, y hacer ajustes en los niveles de delegación conforme ambas partes se vayan sintiendo.
Delegar en este caso quiere decir que, todos los miembros del equipo contamos con determinada cantidad de días de vacaciones al año, la forma en que estos días puedan ser tomados por los miembros, será definido por el propio equipo poniéndose de acuerdo entre ellos con la única condición de que no se afecte al trabajo, sin necesidad de tener que involucrar al gerente para decidir, y ya solo se le notifica al gerente el resultado de cómo se tomarán los días de vacaciones.
Esta fue la forma en que se definió por el equipo, y se realizó de la misma manera con el resto de las áreas de decisión.
● Flexibilidad de horario: Acordar
● Permisos: Preguntar
● Team building: Delegar
● Capacitación: Acordar
● Selección de fiestas y eventos: Delegar
Es importante mencionar que estos niveles de delegación no son estáticos, se pondrán a prueba y podrán cambiar durante el tiempo hasta encontrar el nivel adecuado dependiente de los resultados y de cómo se sienta el equipo. Por otro lado, el equipo se mostró animado, pero con un cierto grado de inseguridad, por lo cual es necesario acompañarlo y apoyarlo en las decisiones que se tomen para que poco a poco adquiera confianza en sí mismo.
Posteriormente, en revisión de los resultados con nuestro gerente, se definió comenzar con la prueba e inspeccionar regularmente para determinar si hace falta realizar algún ajuste. Es importante hacer notar a la gerencia que no se está perdiendo el control, solo está empoderando a las personas.
Como facilitador aprendí a escuchar al equipo para decidir y ayudar a definir distintos niveles de delegación, enfatizando nuevamente que la delegación no es algo solamente binario, sino que hay varios matices entre hacer todo por parte del gerente y delegarlo completamente al equipo. Lo esencial es no forzar a ninguna de las partes, principalmente al equipo, el empoderamiento de la gente es un proceso que debe de hacerse con paciencia y paso a paso, y sobre todo recordando que estamos en una cultura ágil, debemos de inspeccionar y adaptar.
Todos en el equipo aprendimos y nos dimos cuenta de que hay ciertas actividades que se pueden definir entre los miembros y no es necesario esperar la autorización del gerente en todo momento, lo que hace que tanto el gerente tenga más tiempo disponible para enfocarse en cosas que requieran su atención, como que el equipo se empodere poco a poco y pueda mejorar su desempeño en la toma de decisiones.
Mi próximo experimento con esta práctica es volver a hacerla cada mes, para ver cómo se ha sentido el equipo y ver si es necesario hacer ajustes a los niveles de delegación que se definieron, y una vez que el equipo se sienta seguro, espaciar la práctica hasta hacerla una vez cada trimestre, una vez al semestre y después solo cuando sea necesario.
Espero que esta experiencia les resulte de interés y los invito a que apliquen Delegation Poker con su equipo de trabajo, los resultados que obtendrán serán fantásticos.
Leonel Zapien
Apasionado de la Agilidad: Consultor & Facilitador.
