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Happiness door: Una cultura de retroalimentación

16 de diciembre de 2020

Happiness door: Una cultura de retroalimentación

¿Por qué es tan importante la retroalimentación? Por algo tan simple: somos seres humanos y necesitamos evaluarnos y ser evaluados en nuestras acciones, por ejemplo, en el ámbito profesional, desde algo tan general como nuestro desempeño en el trabajo, hasta cuestiones específicas como un determinado proyecto, una presentación o sesión de entrenamiento. Puesto que los equipos de trabajo y las empresas están compuestas por humanos, la importancia de proporcionar retroalimentación honesta y abierta es fundamental.

Como se menciona en el artículo de 2018 "¿Por qué la retroalimentación es importante en el lugar de trabajo? (Why feedback is important in the workplace), una cultura organizacional rica en retroalimentación, donde las personas se sientan cómodas pidiendo y recibiendo retroalimentación realmente puede cambiar para bien el funcionamiento de un lugar de trabajo, y recomienda que las organizaciones necesitan una cultura abierta y saludable en la que las personas brinden y reciban comentarios de retroalimentación de manera regular.

Aunado a lo anterior, un estudio llevado a cabo por Jack Zenger y Joseph Folkman publicado en 2014 por Harvard Business Review, en el artículo "Sus empleados quieren la retroalimentación negativa que usted odia dar" (Your employees want the negative feedback you hate to give), menciona respecto a la retroalimentación y el impacto en su desempeño laboral, cuando a las personas se les preguntó qué fue lo más útil en su carrera, el 72% dijo que pensaba que su desempeño mejoraría si sus gerentes proporcionaran comentarios correctivos, lo cual demuestra la importancia de la retroalimentación en nuestro desempeño en todas las actividades que realizamos.

Jurgen Appelo en Management 3.0 habla de la importancia de compartir lo bueno, lo malo y "lo feo", y cómo esto fomenta la felicidad colectiva y la colaboración, así como la razón por la que se solicita retroalimentación honesta, específica y oportuna. Es por esto por lo que se recomienda la práctica de Happiness Door que consiste en que las personas escriban notas Post-it que coloquen en una puerta o en un espacio visible que fomente la retroalimentación. Happiness Door combina colaboración en equipo, compromiso de los empleados, y es una manera rápida para que las personas proporcionen retroalimentación honesta al final de una presentación, una sesión de capacitación, una reunión de negocios o cualquier interacción social. Los detalles de esta práctica puedes encontrarlos en la página oficial de Management 3.0 aquí.

El equipo en el que estoy se llama Avengers, trabajamos juntos desde hace poco más de 2 años, está integrado por 5 personas en el área de desarrollo de software, y yo soy el Scrum Master del equipo. Dadas las circunstancias actuales de la pandemia, estamos trabajando desde casa desde inicios de 2020.

A pesar de estar trabajando de manera distribuida, en equipo de trabajo estuvimos manteniendo algunas sesiones realizando diversas prácticas de Management 3.0, y a pesar de que en general el equipo se ha mostrado emocionado al respecto, no estoy seguro de que todas las personas en el equipo se sientan convencidas y que les haya gustado la sesión, es por esto que se necesita obtener retroalimentación en tiempo real de qué es pareció, para de esta manera poder mejorar las sesiones. Es por esto por lo que decidí aplicar Happiness Door después de una sesión, tal como lo recomienda Jurgen Appelo, para conocer el sentir del equipo sobre las sesiones de Management 3.0 que hemos tenido, lo que les ha gustado, lo que no les ha gustado del todo, y lo que definitivamente no les ha gustado que se debería mejorar.

El objetivo de la práctica fue obtener retroalimentación de manera sencilla y rápida de parte de las personas que participaron en la sesión remota que tuvimos en equipo. Es importante mencionar que los comentarios que cada persona escriba deben de ser completamente anónimos para que tengan la apertura de escribir lo que realmente sienten, por lo que las notas deben de ir sin nombre.

Para facilitar la dinámica, se utilizó un tablero colaborativo en miro, dado que el equipo trabaja de manera distribuida, y se definió una escala utilizando 3 emojis:

En el tablero inicial en miro, se dividió una puerta en 3 secciones, una para cada uno de los emojis, para que los integrantes del equipo pusieran sus notas en cada sección según como se sintieran.

Los pasos que se llevaron a cabo fueron los siguientes:

  1. Introducción y explicación de la práctica al final de la sesión.
  2. Dar un timebox de 5 minutos máximo para que cada miembro del equipo coloque las notas que considere necesarias en cada una de las 3 secciones de la puerta.
  3. El tablero está disponible para que cualquier integrante pase a dejar más comentarios en cualquier momento.
  4. Revisar los comentarios de manera posterior, al inicio de la siguiente sesión.
  5. Cierre.

Las acciones que fueron llevadas a cabo como facilitador incluyen la disponibilidad de un tablero o Happiness door, impulsar a los miembros del equipo a proporcionar retroalimentación y promover un ambiente que fomente la apertura.

El tablero terminado es el siguiente:

El equipo menciona que esta es una práctica muy sencilla pero efectiva. El hecho de obtener retroalimentación de forma oportuna y rápida sobre la sesión que se tuvo permite analizar y hacer ajustes en tiempo, ajustes que pueden ser aplicados en las siguientes sesiones.

Al inicio de nuestra siguiente sesión, leímos abiertamente los comentarios, conversamos sobre la práctica, las sesiones y en general tuvimos una interesante conversación, lo cual ayuda a fomentar una cultura de apertura y retroalimentación oportuna.

Como facilitador aprendí la importancia de la retroalimentación en tiempo real, y confirmé que esta es la mejor “encuesta de satisfacción” que hemos utilizado en el equipo: Sencilla, oportuna y rápida. Así mismo aprendí que escuchar al equipo en sus comentarios tiene un efecto positivo para fomentar una cultura de retroalimentación y confianza.

Entre los comentarios que se obtuvieron, se destacan varias cosas interesantes, por ejemplo:

  1. Cosas que al equipo le gustaron:
    “Me gustó la actividad”, “Me gustaron todas las actividades, que se repita más seguido”, “Música en las dinámicas”, “Buena herramienta para conocer mejor a los miembros del equipo y crear compromiso”, “Me gustó el nivel de involucramiento”, “Buena herramienta y gestión por parte de nuestro facilitador”.
  2. Cosas que al equipo le no gustaron del todo:
    “Que duren menos las reuniones y que sean más frecuentes”, “Mencionar más ejemplos prácticos”, “Me hubiera gustado saber antes que existía una versión de la app para mi SO”.
  3. Cosas que al equipo definitivamente no le gustaron (y se deben de mejorar):
    “Respetar los tiempos definidos”, “Que sea a distancia, espero que sea en algún momento de manera presencial”, “No comentarios”, “Nada que reportar”, “Mandar información anterior a la práctica”.

Como se puede observar en los comentarios del equipo, las personas están realmente optimistas con las sesiones que hemos tenido de Management 3.0, algunas sugerencias son tener sesiones menos largas y más frecuentes, respetar los tiempos asignados a la práctica (evitar que nos extendamos), pero uno que llamó mi atención fue el ver que a la gente le gustaron las prácticas, pero que les gustaría que se llevaran a cabo de manera presencial. Si bien este último punto es importante porque en estos momentos las reuniones presenciales no son posibles, es importante observar el potencial que estas prácticas de Management 3.0 han tenido en la dinámica del equipo, y sin duda alguna el hacerlas de manera presencial reforzará aún más la integración del equipo.

Todos en el equipo aprendimos bastante ya que fue muy enriquecedor leer las notas de todos al inicio de la siguiente sesión cuando se revisaron los comentarios. Esto fue enriquecedor porque permitió escuchar el sentir oportuno de las personas, lo cual aplicado a la sesión de forma inmediata permite que se generen cambios positivos en la sesión (por ejemplo, “respetar los tiempos definidos”), y al mismo tiempo ayuda a mejorar la moral de las personas al darse cuenta de que sus opiniones son tomadas en cuenta y no hay ninguna represión al respecto.

Mi próximo experimento con esta práctica será añadir una nueva sección al Happiness Door, además de los 3 emojis ya explicados anteriormente, una sección adicional donde los miembros del equipo puedan agregar notas sobre “cuestiones nuevas que les gustaría que probáramos” o intentáramos en las siguientes sesiones. Esto ayudará además de obtener retroalimentación de lo que a la gente le gustó y no le gustó, para probar cosas nuevas en las sesiones, igual puede que estos experimentos puedan gustarle o no a los miembros del equipo, la cuestión es probar y hacer ajustes, recordemos que estamos en una cultura ágil de inspeccionar y adaptar.

Como consejos, les puedo recomendar los siguientes tips:

  1. Recordemos que la importancia de promover retroalimentación totalmente honesta radica en que sea anónima o confidencial, recordar a las personas no agregar nombres a las notas.
  2. En el caso con mi equipo, las personas agregaron notas de “No comentarios” o “Nada que reportar” en algunas secciones, como en las cosas que no les gustaron. Para estos casos, sería más conveniente no agregar una nota diciendo que “no hay comentarios”.
  3. Recordar al equipo que la puerta o tablero está siempre disponible para recibir más notas de retroalimentación, no debe de ser en un momento específico.
  4. Hay que fomentar un ambiente de retroalimentación abierta y positiva, no debe de forzarse a las personas a que todos dejen un comentario, no es una obligación, sino una invitación abierta.

Happiness Door es una poderosísima y bastante simple herramienta para obtener retroalimentación, espero que esta experiencia que he compartido les resulte de interés y los invito ampliamente a que la apliquen con su equipo de trabajo, los resultados que obtendrán serán totalmente positivos.


autor

Leonel Zapien
Apasionado de la Agilidad: Consultor & Facilitador.

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