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Niko-Niko calendar: Un registro de la felicidad del equipo

16 de diciembre de 2020

Niko-Niko calendar: Un registro de la felicidad del equipo

¿Te ha sucedido alguna vez que algún miembro de tu equipo de trabajo se muestra serio y hasta molesto en la oficina, y resulta que tenía algún problema o preocupación en su vida personal? ¿No sabes si algún compañero de trabajo ha tenido un mal día? Y si lo sabes, ¿Sabes si hay algo que puedas hacer para ayudarle? Recuerda que la forma en nos sentimos, felices o no felices, tiene un efecto en todas las áreas de nuestra vida, desde lo familiar hasta lo profesional. Es por esto que los trabajadores felices hacen más y logran más.

Precisamente en este punto quiero detenerme un momento para enfocarme en la felicidad y hablar sobre si es posible medirla. ¿Existe algún tipo de encuesta de la felicidad que sea confiable?

En el artículo de 2012 "La ciencia detrás de una sonrisa" (The science behind the smile) de Harvard Business Review, entrevistan a Daniel Gilbert, autor del libro "Tropezando con la felicidad" (Stumbling on Happiness), quien habla de sus investigaciones sobre la felicidad y responde a la pregunta de cómo es posible medir algo tan subjetivo como la felicidad, menciona que la mejor manera para medirla es mediante los informes en tiempo real de las personas ya que son muy buenas aproximaciones de sus experiencias y nos permiten ver el mundo a través de sus ojos. Daniel Gilbert continúa con que es posible que las personas no puedan decirnos lo felices que estaban ayer o lo felices que estarán mañana, pero pueden decirnos cómo se sienten en el momento en que les preguntamos "¿Cómo estás?". El autor concluye con que hay muchas formas de medir la felicidad e indica que podemos preguntarle a la gente "¿Qué tan feliz estás ahora?" y pedirles que lo califiquen en una escala.

Finalmente, unestudio de la universidad de Warwick indica que las personas más felices son más productivas hasta en un 12% que las personas promedio.

Niko-Niko calendar es una herramienta de Management 3.0 la cual sirve para rastrear y llevar el registro de la felicidad de un equipo a lo largo del tiempo, lo cual puede ser divertido y ayudar a que las personas se comprometan, ya que cuando los compañeros de equipo comparten cosas personales que suceden a diario, la comunicación genera confianza y empatía. Los detalles de esta práctica pueden encontrarse en la página oficial de Mangement 3.0 aquí.

Estoy en un equipo de trabajo integrado por 5 personas en el área de desarrollo de software y yo soy el Scrum Master. El equipo se llama Avengers, trabajamos juntos desde hace poco más de 2 años. Dadas las circunstancias actuales de la pandemia, estamos trabajando desde casa desde inicios de 2020.

El nivel de compromiso del equipo es muy bueno, pero sentimos que el nivel de motivación de las personas no lo es tanto. Cuando comenzó la pandemia todos en el equipo se fueron a trabajar desde sus casas y esto creemos que esto ha afectado al equipo, pero no se dispone de ninguna herramienta para saber cómo están las personas, especialmente durante el tiempo de confinamiento. Es por esto por lo que cuando escuché sobre esta práctica de Management 3.0 me ayudó a identificar la manera de conocer y registrar el estado de felicidad del equipo de manera oportuna, lo cual fue la principal razón para realizar esta práctica, ¿Cuán felices están las personas? para tratar de conocer y motivar más al equipo de trabajo.

Para facilitar la práctica, se creó un tablero colaborativo en miro, dado que el equipo trabaja de manera distribuida.

Se definió una escala utilizando 3 emojis, aunque en tu equipo pueden ajustar esto de acuerdo a como les resulte mejor, por ejemplo, utilizando 4 emojis en lugar de 3, es totalmente válido:

En este caso, fueron 3 emojis y cada uno de estos representa:

  1. Verde: “gran día”
  2. Amarillo: “día regular”
  3. Rojo: “mal día”

El objetivo de la práctica es que las personas registren diariamente cómo se sienten, saber cómo ha sido su día, para de esta manera poder medir la felicidad de las personas y del equipo.

Los pasos que se llevaron a cabo fueron los siguientes:

  1. Introducción al Niko-Niko calendar y explicación de la práctica.
  2. Cada integrante coloque en la casilla del día correspondiente el emoji de acuerdo con cómo ha sido su día.
  3. Se platica en equipo cómo se sienten.
  4. Cierre.

Las acciones que fueron llevadas a cabo como facilitador incluyen la disponibilidad de un tablero Niko-Niko calendar, impulsar a los miembros del equipo a reconocer y registrar cómo se sienten.

Un punto importante es mencionar que como equipo se estuvo probando cómo les parecía mejor, si actualizar el calendario por las mañanas al iniciar la jornada, o por la tarde al finalizar el día. Ambas maneras se probaron, y en base a esta experiencia el equipo coincidió en que les parecía mejor llevarlo al final del día, para que su sentir fuera más representativo.

El registro que se comenzó a llevar desde el 12 de octubre. El calendario está hecho para registrar solamente los días hábiles y no contar los fines de semana. Se completó el mes de octubre y se creó un nuevo calendario para el mes de noviembre. Durante este periodo de muestra se puede observar lo siguiente:

  1. Hubo un periodo en que un miembro del equipo registró un par de días regulares antes de “mal día” durante 3 días seguidos. El compañero mencionó que se estaba comenzando a sentir enfermo, y los días malos corresponden a una gripa. Los días y el fin de semana ayudaron a que el primer lunes de noviembre ya estuviera recuperado y con buena actitud.
  2. Se registró un periodo de varios “día regular” de forma consecutiva para otro miembro del equipo, esto nos permitió darnos cuenta de que, al estar estudiando una maestría, en esos días estuvo entregando trabajos y en exámenes, por lo cual se sentía estresado.

Los resultados son bastante reveladores, ya que el cómo se sienten las personas, por ejemplo, cosas que les preocupen en su vida personal, afectan en la vida profesional, es por esto por lo que es fundamental darnos un minuto al día para platicar cómo nos sentimos y ver si podemos ayudar en algo como equipo, al menos apoyo emocional.

Como facilitador aprendí cuán importante es la felicidad y cómo se sienten las personas y el impacto que esto tiene en la vida laboral. Así mismo, aprendí la importancia de preguntar a los integrantes del equipo cómo se siente o cómo ha estado su día.

El equipo aprendió que algo tan sencillo como reunirnos un par de minutos al día para platicar cómo nos sentimos puede ayudar bastante, por ejemplo, en el caso del compañero que estuvo enfermo de gripa todos se mostraron preocupados, inclusive le ayudaron un poco con algunas actividades para que su día fuera menos pesado. Lo mismo sucedió con el miembro del equipo que estaba estresado por las actividades escolares, el apoyo de tus colegas ayuda a que las cosas sean más llevaderas.

Mi próximo experimento con esta práctica será utilizar una escala numérica para cada uno de los emojis, de esta manera se pueden “sumar” los emojis y obtener un indicador numérico que funcione como índice de la felicidad del equipo, y poder llevar registros semanales o mensuales sobre cómo se siente el equipo, así como cada una de las personas. La escala numérica puede ser, por ejemplo:

  1. Verde: “gran día” = 2
  2. Amarillo: “día regular” = 1
  3. Rojo: “mal día” = 0

Como consejos, les puedo recomendar los siguientes tips:

  1. Prueba con tu equipo registrar su estado de felicidad al iniciar la jornada y al finalizar, antes de decidir con cuál opción se sienten más cómodos y elegirla.
  2. Pueden optar por registrar su estado de felicidad de manera individual, pero si se toman 5 minutos para hacerlo todos juntos como equipo, es un buen momento para platicar de cómo se sienten, lo cual es muy positivo para integrar al equipo.
  3. Hay que fomentar un ambiente de actitud positiva y apertura, no debes de forzar a las personas a que registren su estado de la felicidad, no es una obligación, sino una invitación abierta.

Mi recomendación es que pruebes en tu equipo qué momento del día se sienten mejor de llenar el calendario, si al inicio o al final de la jornada. Así mismo, si tienen agendas complicadas pueden no esperar a estar reunidos todos a la misma hora, sino que cada integrante puede llenar individualmente su casilla en el calendario cuando le sea más sencillo, aunque en nuestro caso el hacerlos todos al mismo tiempo permitió dedicar un par de minutos a platicar cómo nos sentimos, lo cual fue enriquecedor. Espero que esta experiencia que he compartido les resulte de interés y los invito ampliamente a que apliquen Niko-Niko calendar en su equipo, los resultados que obtendrán serán bastante felices.


autor

Leonel Zapien
Apasionado de la Agilidad: Consultor & Facilitador.

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